Электронный кампусПолезная информацияАналитические материалыИнформатизация вуза → Стратегия информатизации: принципы, цели и задачи информатизации в университете

Стратегия информатизации: принципы, цели и задачи информатизации в университете

Стратегия информатизации: принципы, цели и задачи информатизации в университете
14:27 26.08.2011

Инновации в управлении образовательным учреждением на базе информа­ционных технологий являются ключевым механизмом, который позво­ляет создавать преимущества в конкурентной среде. В этой связи основными мероприятиями в развитии информатизации становятся создание надежной и эффективной инфраструктуры, внедрение унифицированных способов до­ступа к корпоративным данным, улучшение управляемости всего комплекса информационных ресурсов, а также обеспечение соответствия инфраструкту­ры стратегическим целям вуза. Комплексная реализация данных мероприятий может быть увязана с формированием корпоративной информационной среды, что обеспечивает интеграцию информационных ресурсов и позволяет создать информационную инфраструктуру в соответствии с действующей организаци­онной структурой и принятыми в вузе бизнес-правилами. На современном эта­пе информационная среда из средства предоставления доступа к необходимой информации превратилась в обязательный компонент инфраструктуры управ­ления вузом и совокупность интеллектуальных сервисов, без которых сегодня невозможно представить организацию управления и обучения в вузе.

Проекты по внедрению систем автоматизации управленческой деятельности традиционно охватывают широкий спектр задач от формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обязанностей. Отличительной особенностью данного типа проектов является то, что от успе­ха или провала проекта может зависеть эффективность функционирования вуза в целом. По этой причине тщательное планирование и контроль не только организационно-технических, но и человеческих аспектов внедрения системы приобретает особую важность.

Анализ состояния информатизации в высших учебных заведениях показывает, что в боль­шинстве вузов, имеющих действующие информационные системы, персонал страдает как от недостатка нужной информации, так и от избытка некоррект­ной или устаревшей информации. Кроме того, многие сотрудники либо не знают, какие ресурсы и сервисы доступны, либо не понимают, как ими вос­пользоваться, а порой не имеют возможности это сделать. У персонала часто нет возможности оперативно опубликовать неструктурированные данные и сделать их доступными определенной целевой группе. В учебном процессе явный дефицит качественных цифровых методических материалов, а то, что есть, трудно «донести» до студента. Есть проблемы с идентификацией пользо­вателей при доступе к ресурсам и управлением собственно информационными ресурсами. Часто отсутствует информационно-аналитическая поддержка для ключевых задач управленческого учета. В вузах назрела потребность разделить вычислительную сеть и сеть доступа к централизованным данным.

ИТ-специалисты университета на личном опыте убедились, что создание и организация жизненно­го цикла корпоративных систем — это сложная организационная, техническая и технологическая задача, а взаимная увязка согласованной работы отдельных систем, интеграция данных — это отдельные проблемы, решение которых обе­спечивает устойчивость среды и достигается путем функциональной, техниче­ской, программной и информационной совместимости. Обязательным этапом создания корпоративных систем должно быть документирование разработок на базе разумного применения стандартов.

Как можно определить основные задачи, эффективность решения которых в вузе напрямую связана с применением информационных технологий? Если не использовать профессиональную техническую терминологию, то ответ такой: «Информационные технологии позволяют наиболее эффективно организовать доступ людей к данным в цифровом виде». Если при этом формируются процессы, логически связывающие людей и данные, то ИТ-решение становит­ся более устойчивым и успешным. Исходя из этого, в любом вузе можно выде­лить три основных компонента  ИТ-решений, между которыми существует тес­ная взаимосвязь, — это люди, процессы и данные. С точки зрения управления от того, насколько хорошо решены и организованы процессы, связывающие людей и данные, во многом зависит успешная деятельность вуза.

Под информатизацией университета мы понимаем комплекс мер, на­правленных на улучшение деятельности университета как системы. Чтобы повысить эффективность работы университета, нужно комплексно воздей­ствовать на систему в целом — стратегию, сетевую инфраструктуру, организа­ционную структуру, систему управления, систему мотивации к труду, корпора­тивную культуру. Основной технологический процесс, позволяющий достичь эффекта от информатизации, — улучшение управляемости корпоративными данными и процессами, что невозможно достигнуть без создания корпоратив­ной информационной среды (КИС) университета. Полноценная КИС вуза по­зволит управлять знаниями, что обеспечивает: развитие инноваций, улучше­ние восприимчивости персонала (быстрее решаются возникающие проблемы), увеличение производительности труда (сокращается время поиска нужного решения в управлении и объема выполненных работ), повышение компетент­ности персонала.

Можно рассматривать информатизацию вуза как процесс перехода к такому состоянию КИС, при котором пользователи получают доступ к необходимой, актуальной, полной, корректной и непротиворечивой информации, а сами решения в области информационных технологий так вплетены в основные деловые процессы вуза, что персонал и студенты уже не могут обходиться без сервисов, предоставляемых информационной средой. При этом должностные обязанности выполняются персоналом с большей эффективностью, а обуче­ние студентов — с лучшим качеством, что делает инвестиции в ИТ экономиче­ски оправданными.

На фоне предстоящего сокращения числа вузов, консолидации различных уровней образования под эгидой вузов, сокращения набора и усиливающейся конкуренции в ближайшем будущем успешными станут вузы, которые способ­ны быстро реагировать на внешние изменения, имеют гибкие бизнес-модели, рассматривают ИТ как основу эффективного управления и средство достиже­ния конкурентных преимуществ, а так же неотъемлемую часть общекорпоративной стратегии. Передовые бизнес-модели и инновации станут главными конку­рентными преимуществами университета в течение ближайших лет. Одновре­менно с этим возрастет роль ИТ, т. к. передовые ИТ-решения будут основным фактором реализации стратегических целей университета, усиления иннова­ционных изменений и укрепления целостности образовательной деятельности как бизнеса.

В связи с предстоящим вступлением России в ВТО и связанной с этим глоба­лизацией рынка образовательных услуг формируется набор требований к наци­ональной системе образования. Одним из основных таких требований является способность работы на подвижном, быстро меняющемся рынке образователь­ных услуг. Такая способность может быть обеспечена в вузах с процессно-ориентированной структурой управления и автоматизированными (а значит и управляемыми!) бизнес-процессами. Без единой ИТ-стратегии, привязанной к бизнес-целям университета, трудно надеяться на создание эффективной моде­ли управления как учебным процессом, так и университетом в целом.

Приведем внешние по отношению к вузу факторы, которые оказывают вли­яние на то, как и что должно быть сделано в вузе в части применения ИТ:

  • демография;
  • глобализация;
  • новое поколение студентов;
  • реформы образования;
  • новые технологические вызовы.

Если говорить обобщенно, то сервисы КИС и организация их применения в вузе должны развиваться или адаптироваться с учетом этих внешних воз­действий.

Информационные технологии уже изменяют государства и общества, что от­четливо видно на примере развития Интернет, где наблюдается не просто тех­нологический прорыв, а неизбежное зарождение нового стиля жизни и появле­ние нового «сетевого» поколения. Это единственное пока поколение, с первых дней жизни сталкивающееся с компьютерами. Цифровые устройства для них столь же привычны, как телевизор или холодильник для старшего поколения. Для коллектива вуза нет более насущной задачи, чем познание поколения — его культуры, психологии, ценностей и перемен, привносимых им в мир. Сетевое поколение непременно изменит сам способ производства материальных благ, создаст новую культуру труда. Представители нового поколения желают активно использовать в учебе переносные компьютеры с беспроводными сетевыми адап­терами, мобильные телефоны, Интернет, следовательно, вуз должен быть техно­логически готов предоставить такие возможности этому поколению студентов.

В последние годы активно дискутируется вопрос о том, как и чему учить спе­циалистов для информационного общества, основанного на знаниях. Между тем мы до сих пор еще не знаем определенно, как это общество будет устроено, а работодатели не могут четко сформулировать требования в части компетен­ций, которые нужны не сейчас, а на перспективу. Но можно утверждать, что уходит репродуктивная модель, при которой в центре образовательного про­цесса был преподаватель с мелом у доски и все сервисы информационной сре­ды строились вокруг него. Мы в университете выстраиваем другую модель, в центре которой находится студент и под него следует формировать информа­ционные сервисы и организовывать учебный процесс так, чтобы преподава­тель перестал быть одновременно и единственным источником знаний, и экзаменатором. Преподаватель остается, безусловно, ключевым, но все же одним из компонентов массового образовательного процесса, и не с мелом у доски, а с пультом проектора или у интерактивной цифровой доски, или за компью­тером в информационной среде. Преподаватель будет учить учиться, думать, решать проблемы, а университет в целом — готовить студента к реальной про­фессиональной карьере.

Переход на двухуровневую модель обучения, ЕГЭ, изменение условий финансирования, внедрение рейтинговой системы оценки успеваемости, начавшийся переход на Государственные образовательные стандарты тре­тьего поколения, как и в общем тенденция к клиентоориентированной (где клиент — это студент) концепции оказания образовательных услуг — все это прямо или косвенно влияет на то, как следует применять в вузе ИТ. Кроме того, масштабное применение цифровых учебно-методических материалов, в том числе в мультимедийном представлении, беспроводных технологий, презентационного оборудования, сетевых технологий для доступа к ресур­сам также влияет и на инфраструктуру ИТ, и на сервисы КИС вуза.

Стратегия и задачи информатизации

Коллектив ВГУЭС с воодушевлением воспринял принятую в университете концепцию стратегического развития и предусмотренные в ней задачи инфор­матизации, положительное влияние решения которых на развитие университета в целом трудно переоценить. Это имеет ключевое значение, поскольку на протяжении последних лет мы в университете этим зани­маемся с целью повышения эффективности и качества обучения, обеспечения единства учебных и управленческих процессов в вузе, а также реализации уни­версальных способов доступа к знаниям. Мы также считаем, что формирова­ние и развитие многоуровневой системы информационного обеспечения сфе­ры образования целесообразно вести с учетом опыта и при участии вузов, уже имеющих реальные результаты в решении задач информатизации.

Приведем основные факторы, которые повлияли на выработку стратегии информатизации во ВГУЭС:

  • новая бизнес-стратегия университета;
  • изменяющаяся парадигма обучения;
  • сокращение издержек на сопровождение ИТ-решений;
  • структурные изменения в университете;
  • реализация модели электронного кампуса.

В 2004 году во ВГУЭС была обоснована новая стратегия развития универ­ситета, под которую выстроена ИТ-стратегия на основе методики выравни­вания. Это повлекло изменения в организационной структуре ИТ-службы и постановку новых крупных проектов информатизации вуза на основе методологии управления бизнес-процессами и модели смарт-кампуса. Несмотря на расхождение в содер­жании стратегии развития университета и информатизации, они обращены к одним и тем же вопросам: определение целей, приоритетов, методов и орга­низации деятельности вуза, эффективность которой должна поддаваться из­мерению. В содержательном плане ИТ-стратегия отличается от стратегии вуза лишь областью применения — в первом случае речь идет о бизнес-процессах, во втором — о сфере информационных технологий. Стратегия информатиза­ции не должна смешиваться с ее планированием, которое подчинено страте­гии, поскольку ИТ-стратегия интегрирует видение развития университета и технологические тенденции. Стратегическое видение развития университета включает понимание миссии, рыночных тенденций и перспектив развития образовательной сферы, осознание собственных сильных сторон и слабостей и определение финансовых целей. К технологическим тенденциям относятся совершенствование коммуникаций, расширение сервисов, упрощение при­менения ИТ, интеграция ИТ-ресурсов и т. д.

ИТ-Миссия ВГУЭС: непрерывными инновациями, талантами и высоким качеством мы не только сделаем результаты информатизации университета бо­лее полезными и доступными, но и предвосхитим ожидания университетского сообщества. Руководство ВГУЭС видит свою управляющую роль в процессе информатизации в такой организации работы, чтобы передовые ИТ-решения внедрялись не любой ценой, а исходя из понимания реальных возможностей коллектива университета на основе концепции «информатизации с человече­ским лицом». Развертывание в университете передовых ИТ-решений — это не технологические, а бизнес-проекты, и если проект завершится неудачей, то это негативно отразится на деятельности многих людей и всего университета.

ИТ - Миссия университета нужна как база для формирования ИТ- стратегии и создания системы внутриуниверситетских ИТ-стандартов. Под ИТ-стратегией мы понимаем формализованную систему принципов, на основе которых формируется концепция информатизации, основные требования и план раз­вития информационных технологий в вузе. Стратегия обеспечивает системный подход к информатизации и согласование с бизнес-стратегией вуза.

Основные стратегические цели информатизации:

  • обеспечить лидерство университета в области информационных техноло­гий;
  • развить новые формы и улучшить качество образовательных услуг;
  • повысить отдачу от применения информационных технологий в управлении университета и учебном процессе на основе согласования бизнес-стратегии со стратегией информатизации, а также путем оптимизации инвестиционных, организационных и технологических решений;
  • снизить совокупную стоимость владения ИТ-ресурсами за счет улучшения
    управляемости ресурсами;
  • повысить эффективность управления университетом и улучшить качество информационных сервисов, а так же их доступность для пользователей на основе модели цифрового (смарт) кампуса;
  • снизить возможности для злоупотреблений учебного персонала в отношении студентов и административно-управленческого персонала в отношении преподавателей и сотрудников на основе внедрения систем компьютерного тестирования, электронного документооборота, контроля исполнения управ­ленческих решений, регламентированного доступа к управленческой и учеб­ной информации;
  • повысить экономическую эффективность применения ИТ в университете.

Основные направления информатизации:

  • ИТ-инфраструктура: оборудование, линии и каналы передачи данных, вы­числительная сеть, системное программное обеспечение, беспроводный доступ к ресурсам.
  • ИТ-решения: комплексные проекты на основе ИТ, информационные си­стемы и сервисы, информационные среды, геоинформационные технологии.
  • Методология применения ИТ: информационные модели бизнес-процес­сов в университете, модель цифрового кампуса, методика оценки эффективности применения ИТ, основ­ные показатели применения ИТ, согласованные с ключевыми показателями результативности деятельности университета; корпоративный стандарт на порядок разработки, внедрения и применения ИТ в университете; положения и регламенты.
  • ИТ- служба: оргструктура, управление, взаимоотношение с другими подразделениями.

Основные принципы информатизации:

  • развитие инфраструктуры ИТ;
  • развитие информационной среды на основе концепции интеграции ресурсов, технологий и бизнес-процессов;
  • оценка эффективности применения ИТ в университете;
  • построение схемы взаимоотношений между подразделениями/персоналом университета и ИТ службой;
  • адаптация структуры ИТ подразделений и схемы управления к бизнес-задачам университета;
  • финансирование ИТ определяется принятыми стратегическими задачами развития университета;
  • обеспечение политики безопасности информационной среды и сохранно­сти корпоративных данных.
  • Методология ИТ опирается на базовые организационно-технические реше­ния, а также перечень основных проблем, подлежащих решению, включая:
  • наиболее значимые задачи университета, решение которых основано на применении ИТ;
  • информационные модели основных бизнес-процессов в университете;
  • методику оценки эффективности применения ИТ в университете;
  • систему показателей развития ИТ в университете, согласованную с показателями оперативной деятельности университета;
  • перечень технологических проблем и методов их решения;
  • описание корпоративной структуры данных;
  • основные регламенты и положения, лежащие в основе применения и развития ИТ в университете;
  • перечень ИТ-услуг, которые должны оказывать ИТ-подразделения пользователям;
  • политику безопасности информационной среды.

Практика решения задач информатизации в других отраслях и положитель­ный опыт реализации ИТ-стратегии во ВГУЭС свидетельствуют, что через решение задач информатизации можно достичь повышения эффективности деятельности университета как системы. Все мероприятия, направленные на реализацию ИТ-стратегии, можно интегрировать в единый проект создания цифрового кампуса, ядром которого является формирование корпоративной информационной среды университета, под которой понима­ется комплекс мероприятий по внедрению во все сферы деятельности вуза информационных технологий как совокупности программно-технических средств вычислительной техники, а также приемов, способов и методов их применения при выполнении функций сбора, хранения, обработки, передачи и использования информации. Можно выделить следующие основные зада­чи, выполнение которых направлено на формирование КИС вуза:

  • формирование организационной структуры информатизации;
  • создание информационной инфраструктуры вуза;
  • информатизация учебного процесса;
  • информатизация процессов управления вузом;
  • информатизация научных исследований и проектов;
  • повышение уровня компетентности персонала в области информационных технологий.

Принимая решение о создании КИС, необходимо избежать разрушительных процессов в деятельности вуза, обеспечив при этом разумный объем инноваций как в учебной, так и в управленческой деятельности. Создание и организация жизненного цикла КИС — сложная организационная и технологическая зада­ча, что обусловливает целесообразность поэтапной разработки системы, решая задачи получения на каждом этапе законченного продукта, который будет по­следовательно модифицироваться и наращиваться от этапа к этапу. Взаимная увязка указанных подсистем и интеграция данных достигается на основе ор­ганизационной, функциональной, технической, программной и информаци­онно-лингвистической совместимости. Только на таких условиях может быть обеспечено устойчивое функционирование КИС.

Ниже приведены основные требования к созданию КИС, полученные из условий достижения целей ИТ-стратегии и обеспечения высоких показателей информатизации вуза.

  • КИС должна строиться на основании ИТ- стратегии с учетом состояния
    инфраструктуры, наличия унаследованных информационных систем и компетенции персонала вуза.
  • Модель КИС включает архитектуру, технические решения управления, интеграции и распределения данных, метаданных и приложений в среде, учи­тывает требования по развитию среды в будущем.
  • Пользователями среды являются все сотрудники, преподаватели, студенты вуза, независимо от их местонахождения, при этом доступ к инфор­мационным сервисам КИС предоставляется авторизованным пользователям в соответствии с их ролью в вузе. Управление правами доступа выполняется автоматически.
  • Приложения КИС должны поддерживать основные направления деятельности вуза и комплексно реализовывать необходимые функции от сбора и хра­нения до анализа, планирования и поддержки принятия решений.
  • Архитектура КИС должна основываться на компонентной модели и позволять решать задачи интеграции приложений и данных.
  • Должен быть обеспечен высокий уровень интеграции данных и приложений, формализованный через ведение обобщенного репозитория метаданных КИС.
  • Наличие развитой системы актуализации данных и процедур восстановле­ния работоспособности после сбоев.
  • Выделение общих функций приложений среды в отдельные модули, по­крывающие группу деловых процедур.
  • Использование надежных и масштабируемых аппаратно-программных платформ и технологий различного назначения — системы управления база­ми данных (СУБД), системы управления электронным документооборотом (СУЭД), геоинформационные системы (ГИС), технологии Интернет, вирту­альные сети, технология виртуализации вычислительных ресурсов (VMWare),  распределенные вычисления, OLAP-технологии.
  • Использование индикаторов эффективности, позволяющих оценивать востребованность приложений, быстродействие среды в целом и ее отдельных частей, использование механизмов распределения нагрузки для достижения максимальной эффективности.
  • Использование документированных процедур резервного копирования, архивирования и восстановления данных, защита резервных копий от несанк­ционированного доступа.
  • Информационные системы КИС должны поддерживать основные контуры информатизации вуза (обучение, управление, научные исследования и т. д.).
  • Поддержка внедрения в среду унаследованных приложений.
  • Поддержка интеграции КИС с другими информационными средами.