Электронный кампусПолезная информацияАналитические материалыИнформатизация вуза → Методика оценки корпоративной информационной среды ВУЗа

Методика оценки корпоративной информационной среды ВУЗа

Методика оценки корпоративной информационной среды ВУЗа
17:39 16.09.2013

При разработке методики оценки корпоративной информационной среды (КИС) ВУЗа необходимо выполнить следующие шаги:

  1. исходя из целей, задач и требований к КИС вуза, определить характеристики КИС, на основании которых выполняется оценка;
  2. выделить группы критериев, по которым будет выполняться оценка;
  3. внутри каждой целевой группы определить критерии оценки КИС вуза с привязкой к характеристикам КИС;
  4. определить важность каждого критерия, используя известный метод анализа иерархий [1], внутри группы и групп между собой.

Цель и задачи КИС вуза

Основная цель КИС состоит в решение задач поддержки выполнения бизнес-процессов, поддержки процедур принятия решений, унифицированного доступа к данным и представления данных на уровне организации. К задачам КИС относятся:

  • обеспечение жизнедеятельности вуза по различным направлениям - сотрудники вуза (в том числе преподаватели) обеспечены инструментом труда, уменьшающим долю рутинного труда с одновременным увеличением возможностей для обоснованного анализа, планирования и принятия решений, обеспечением выполнения бизнес-процессов вуза и предоставлением возможности студентам средств и технологий обучения;
  • предоставление регламентированного доступа к ресурсам вуза всем категориям пользователей, в том числе преподавателям и студентам, работодателям и родителям студентов, независимо от местонахождения кампуса, формы обучения студентов и т.п.;
  • обеспечение пользователей среды качественной информацией, касающейся всех сфер деятельности вуза.

Для жизнеспособной КИС необходимо добавить поддержку процессов в КИС адекватным образом, т.е. изменения в процессах реального мира в регламентируемые сроки проецируются на изменения в соответствующих информационных системах КИС.

Основные требования к КИС вуза

Основные требования к КИС сформулированы, исходя из задач, определения жизнеспособной КИС. Будучи адаптируемой, КИС вуза должна удовлетворять следующим требованиям.

  • КИС автоматизирует сложные бизнес-процессы вуза, объединяя предметные области этих процессов;
  • КИС поддерживает изменения в автоматизированных бизнес-процессах силами бизнес-аналитиков и разработчиков в ограниченные регламентами сроки;
  • КИС поддерживает формализацию разнообразных понятий из различных областей деятельности вуза, в том числе и из ИТ-области;
  • КИС поддерживает расширение и изменение понятий предметной области, расширение автоматизированных процессов в ограниченные регламентом сроки при появлении соответствующих понятий и процессов в реальном мире;
  • КИС поддерживает повторное использование данных и бизнес-логики (коды программ, функций, сервисов и т.п.), что позволяет реализовывать изменения в ограниченные временные сроки;
  • КИС поддерживает интеграцию с другими удаленными средами через открытый интерфейс в КИС.

Будучи адаптивной, КИС должна удовлетворять следующим требованиям:

  • КИС имеет высокую степень автоматизации процедур поддержки качества данных, обеспечивающих поддержку сложности и изменчивости организационной структуры вуза, бизнес-процессов вуза, аппаратной и программной составляющих КИС;
  • КИС поддерживает автоматизацию эксплуатации: в управлении данными, безопасностью, приложениями, пользователями, запросами, т.е. обеспечивает независимость эксплуатации от человеческого фактора;
  • Пользователями КИС являются все сотрудники, преподаватели, студенты, независимо от местонахождения, а так же сторонние пользователи, в том числе работодатели, родители, контролирующие органы. КИС предоставляет доступ к информационным системам и к ограниченной области данных авторизованным пользователям в соответствии с их ролью в вузе и в его внешнем окружении.

Группы критериев и характеристики КИС вуза

В стандарте COBIT нас интересуют ключевые показатели достижения цели и ключевые показатели эффективности. В COBIT эти показатели рассматриваются в рамках 34 основных процессов, которые объединены в 4 группы: – планирование, разработку и внедрение, сопровождение и эксплуатацию, мониторинг информационной инфраструктуры. В отличие от COBIT, где рассматриваются вопросы оценки ИТ-процессов, нас интересует, как бизнес-процессы вуза меняются при реализации средствами КИС, насколько повышается их эффективность.

С точки зрения оценки жизнеспособной КИС в направлении вопросов разработки, внедрения, сопровождения и эксплуатации интерес представляют ключевые показатели достижения цели и эффективности, приведенные в таблице 1.

В рамках предлагаемой методики выделение группы критериев, направленных на поддержку управляющей деятельности вуза, выполняется в виду сложившегося традиционно подхода, при котором КИС строится для поддержания функций управления. Поэтому необходимо оценить каким образом КИС обеспечивает управленческие процессы в вузе, насколько КИС стала необходимой для управления.

Но в современных условиях этого недостаточно, и поэтому определяется вторая группа критериев, отвечающая за операционную деятельность вуза. Здесь также важнейшим фактором является оценивание того, насколько операционная деятельность в вузе обеспечена со стороны КИС, насколько процессы, выполняемые в вузе в реальном времени используют КИС.

Группа процессов, связанных с поддержкой непосредственно процесса обучения, выделяется в отдельную группу, так как учебный процесс, будучи основным процессом, создающим ценности в вузе, должен поддерживаться специфичным образом и, главное, иметь иные критерии оценки (например, критерий повышения производительности процесса, в смысле скорости выполнения, в данной группе не применим).

Процесс разработки, сопровождения и эксплуатации КИС также имеет отличия в оценках и поэтому выделяется в отдельную группу. В рамках этой группы нас интересует оценка того, насколько КИС сопровождаема, эксплуатируема и адаптируема, т.е. насколько она жизнеспособна.

Таким образом, предлагается выделять четыре основные целевые группы критериев:

  1. управление вузом;
  2. выполнение операционной деятельности сотрудников вуза;
  3. поддержка учебного процесса;
  4. разработка, сопровождение и эксплуатация КИС.

С точки зрения оценки области управления в КИС интерес представляют следующие направления:

  • насколько полно КИС покрывает области деятельности вуза, в том числе насколько полно поддерживаются КИС бизнес-процессы вуза;
  • насколько полно КИС решает задачи управления – поддерживает ли только анализ или позволяет обеспечивать режимы планирования и принятия решений, осуществляется ли и в каком объеме автоматическое управление;
  • насколько широко управленцы вуза используют КИС;
  • насколько повышается эффективность управления с использованием КИС.

С точки зрения поддержания операционной деятельности вуза интерес представляют:

  • насколько КИС автоматизирует операционные процессы вуза;
  • насколько широк охват сотрудников вуза;
  • насколько повышается эффективность операционных процессов.

С точки зрения поддержки учебного процесса имеет смысл рассмотреть следующие направления:

  • насколько поддерживаются процессы обучения и контроля со стороны КИС;
  • какой объем необходимой информации для обучения доступен в КИС;
  • насколько просто студенты получают доступ к необходимой им информации.

С точки зрения процесса разработки и сопровождения КИС необходимо рассмотреть вопросы:

  • насколько КИС проста для модификации, при изменении бизнес-процессов вуза, бизнес-правил, понятий предметной области;
  • насколько КИС проста для расширения функциональности;
  • насколько КИС масштабируема по разным направлениям – серверы, коммуникационные устройства, базы данных, информационные системы, пользователи (насколько КИС устойчива к постоянно изменяющемуся штатному и студенческому составу вуза);
  • насколько КИС способна обеспечить качественную информацию и насколько прост к ней доступ;
  • насколько автоматизированы процессы эксплуатации КИС;
  • насколько КИС открыта для интеграции различных технологий и подходов, а также для интеграции с внешним миром.

На основании направлений необходимо определить характеристики КИС, которые связаны с целями, задачами и требованиями к КИС:

  1. обеспеченность жизнедеятельности вуза по различным направлениям;
  2. обеспеченность сотрудников вуза инструментом труда;
  3. уменьшение доли рутинного труда сотрудников;
  4. большие возможности КИС для анализа;
  5. эффективность использования КИС в процессе принятия решений;
  6. эффективность использования КИС для оперативной деятельности;
  7. эффективность использования КИС для преподавателей при организации и проведении учебного процесса;
  8. эффективность использование КИС студентами вуза для обучения;
  9. обеспечение регламентируемого доступа  к ресурсам КИС;
  10. эффективность обеспечения качества данных;
  11. автоматизация бизнес-процессов;
  12. эффективность процесса сопровождения КИС в рамках поддержки изменения бизнес-процессов;
  13. эффективность процесса сопровождения КИС в рамках поддержки изменения понятий предметных областей КИС;
  14. повторное использование понятий;
  15. повторное использование бизнес-логики;
  16. эффективность интеграции КИС с другими средами;
  17. эффективность управления пользователями среды;
  18. эффективность управления данными;
  19. эффективность управления бизнес-логикой;
  20. эффективность сопровождения КИС в рамках разработки новых отчетов;
  21. эффективность управления знаниями;
  22. эффективность управления инфраструктурой;
  23. поддержка КИС режимов планирования деятельности вуза;
  24. эффективность разработки новых систем;
  25. эффективность сопровождения в вопросе обнаружения и исправления ошибок.

Для каждой характеристики могут быть разработаны критерии (количественные или качественные) . Здесь можно рассмотреть вопрос зависимости между критериями. Если критерии отвечают за единственную характеристику, то теоретически с некоторой долей условности можно считать их зависимыми . Если критерии связаны с несколькими характеристиками: , то их можно оценивать на зависимость только с такими же критериями, т.е. критериями, которые зависят от тех же характеристик и только от них.

В идеальном случае, конечно, достаточно иметь множество критериев, которые составляют базис, т.е. являются независимыми и полностью описывают все характеристики (которые также в идеале представляют собой полное, не избыточное описание КИС). Но поскольку данная область плохо формализуема, то доказательств полноты и независимости всех критериев провести не удастся. 

Решение об использовании зависимых критериев должно приниматься в каждом отдельном случае. Если критерии имеют между собой отношения необходимости и достаточности , то можно выбрать тот критерий, который проще измерить. Если критерий  является достаточным для , то можно выбрать только критерий .

Если же между критериями нет явных отношений необходимости и (или) достаточности, то могут быть использованы оба критерия, но при этом нормированное значение их может быть уменьшено, как показано в работе [2], т.е. возведением в некоторую степень. Вопрос значимости показателей может быть решен с помощью различных методов, например, метода анализа иерархий [3], но коэффициенты значимости ( из (1)) могут быть недостаточно маленьким, чтобы уменьшить влияние зависимых критериев.

Критерии оценки КИС вуза

Рассмотрим критерии оценки КИС вуза, где также даны критерии из стандарта качества ИС и COBIT. Критерии указаны с привязкой к характеристикам и отсортированы в соответствии с этой привязкой.

В критерии методики оценки КИС вуза вошли критерии, которые либо отсутствуют в обоих стандартах, либо имеют в этих стандартах другую семантику. Например, критерий, описывающий число запросов на расширение функциональности, рассматривается как «отрицательный» в рамках COBIT, в тоже время он является положительным в рамках методики оценки КИС вуза, так как демонстрирует необходимость поддержки процессов средствами ИТ и понимание этого пользователями.

Анализировать критерии на избыточность необходимо в рамках критериальных групп. В таблице 1 приведены те критерии, которые авторы посчитали не избыточными. Например, рассмотрим критерии 3.4 и 3.5, описывающие насколько используется КИС в процессе обучения студентами. При этом очевидно, что, несмотря на то, что эти критерии зависимы (действительно, большой процент полнотекстовых электронных учебных пособий приведет к тому, что все большее число студентов захочет получить к ним доступ, для чего, соответственно, необходимо зарегистрироваться), ни один из них не является необходимым и достаточным для другого.

Некоторые критерии могут быть только вероятностными. Так, например, критерий 2.15, описывающий актуальность данных в КИС, не может иметь точного значения, так как неактуальность выявляется только на момент использования данных, а до этого момента можно говорить лишь о вероятности актуальности. Например, данные о проживании сотрудника вуза могут устаревать с некоторой долей вероятности в течение 10 лет. Поэтому, если данные не менялись в течение этого времени, то можно считать их не актуальными с этой долей вероятности.

Методика оценки корпоративной информационной среды ВУЗа В.В. Крюков, К.И. Шахгельдян ©

Литература:

[1] Саати Т. Принятие решений. Метод анализа иерархий//М.: Радио и Связь.-1993.

[2] Баринов В.А., Болотова Л.С., Волкова В.Н. и др. Теория систем и системный анализ в управлении организациями: Справочник: Учеб. Пособие/Под ред. Волковой В.Н. и Емельянова А.А.. – М.: Финансы и статистика, 2006.- 848 с.

[2] Подиновский В.В. Применение неточной информации о критериях и неопределенных факторах при моделировании предпочтений. Количественный случай//НТИ. Сер.2. Информ. процессы и системы.-2003.- №12.-с.19-28.